Tahsilat ve Ödeme

Müşteriden para almaya tahsilat, tedarikçiye para vermeye ödeme denir. Aptiva'da bunu iki yoldan yaparsın: ya faturanın kendi ödeme bölümünden, ya da cari hareket ekranından kestiğin serbest fişle.

Ne İşe Yarar?

• Fatura üzerinden peşin veya kısmi tahsilat/ödeme alma
• Faturadan bağımsız serbest tahsilat ve ödeme fişi kesme
• Nakit, kart, yemek kartı ve havale/EFT tahsilatını doğru kasa/bankaya işleme
• Kalan tutarı veresiye olarak cari hesaba yazma
• Yanlış girilen tahsilatı düzeltme veya silme
• Tahsilatı geçmiş bir tarihe işleme
• Müşteriden alınan parayı kasaya uğratmadan doğrudan tedarikçi borcundan düşme (mahsup)
• Dövizli tahsilat alma ve kapatılan faturayla kur farkını hesaplatma

Fatura Üzerinden Tahsilat

1. Faturayı aç veya yeni fatura oluştur.
2. Sağdaki ödeme bölümünde en üstte "Kalan Tutar" görünür.
3. "Tahsilat Tipi" (alış faturasında "Ödeme Tipi") olarak dört seçenekten birine bas: "Nakit", "Kredi Kartı", "Yemek Kartı", "Banka / Havale".
4. Nakit seçtiysen "Kasa"yı, diğerlerinde "Banka" (yemek kartında "Yemek Kartı Hesabı") seç.
5. "Tutar" gir. Tamamını almak için "Kalan" butonuna basman yeterlidir.
6. "Ekle"ye bas. Satır listeye eklenir.
7. Birden fazla tipi karıştırabilirsin: örneğin 500 TL nakit + 1.000 TL kart olarak iki satır ekleyebilirsin.
8. Faturayı kaydet.

Fatura kesinleştiğinde seçtiğin kasa/banka bakiyesi artar ve aynı tutar cari hesaba tahsilat olarak işlenir.

"Kalan Tutar" sıfırın üzerinde kalırsa bu tutar veresiye sayılır ve carinin borcuna yazılır. Ayrıca "Veresiye" diye bir tuşa basman gerekmez.

İptal edilmiş ya da e-belgesi kesilmiş faturalarda ödeme bölümü kilitlenir ve nedeni ekranda yazar.

Ödeme Tipleri

Çek ve senetle yapılan tahsilat bu listede yer almaz. Çekle tahsilat için Çek ve Senet ekranını kullan.

Tahsilat Tarihi

Yeni fatura keserken ayrı tarih alanı çıkmaz; tahsilat fatura tarihiyle işlenir.

Mevcut bir faturaya sonradan tahsilat eklerken "Tahsilat Tarihi" alanı görünür:

• Tarih girersen kasa/banka ve cari hareketleri o tarihle işlenir.
• Boş bırakırsan fatura tarihi kullanılır.

Tahsilatı Düzeltme ve Silme

1. Fatura ekranındaki tahsilat satırının sağındaki kalem simgesine bas. Satır forma yüklenir ve "düzenleniyor" etiketi çıkar.
2. Tipi, hesabı, tutarı veya tarihi değiştir.
3. "Güncelle"ye bas. Vazgeçmek için "Vazgeç"e bas.

Satırı tamamen kaldırmak için çöp kutusu simgesine bas ve faturayı kaydet. Sistem eski kasa/banka ve cari etkisini geri alır, yeni değeri uygular.

Serbest Tahsilat ve Ödeme (Cari Fiş)

Faturaya bağlı olmayan para hareketleri için cari fişi kullanılır: eski borcun tahsili, kapora, avans, banka havalesi gibi.

1. "Finans → Cari Hareketleri" ekranını aç.
2. "Cari Hesap" alanından cariyi seç.
3. "Fiş Oluştur" butonuna bas ve fiş türünü seç.
4. "Tarih" ve "Tutar" gir.
5. Fiş türüne göre çıkan "Kasa", "Banka", "Hedef Cari" ya da "Kredi Kartı" alanını doldur.
6. İstersen "Belge No" ve "Açıklama" yaz.
7. "Kaydet"e bas.

Fiş türleri:

Cari Devir Fişi'nde "Yön" seçmen istenir: "Borç (Bakiye +)" cariyi sana borçlu yapar, "Alacak (Bakiye -)" senin ona borçlu olduğunu gösterir.

Cari Virman Fişi'nde kaynak ve hedef cari aynı olamaz.

Kasa ve banka seçimi hiçbir fişte otomatik doldurulmaz. Yanlış hesaba kayıt olmaması için hesabı her seferinde sen seçersin.

Fişi Düzenleme ve Silme

1. "Cari Hareketleri" ekranında ilgili satıra tıkla.
2. Açılan detay penceresinde "Düzenle" veya "Sil" butonunu kullan.
3. "İlgili Hareketler" bölümü, bu fişin kasa/banka tarafındaki karşı hareketini gösterir. Fişi silersen bunlar da birlikte silinir ve bakiyeler geri alınır.
4. "Yazdır" butonuyla fişin çıktısını alabilirsin: "Varsayılan Şablonu Kullan" ya da "A5", "A4", "Termal 80mm", "Termal 58mm".

Faturadan oluşan hareketler bu ekrandan düzenlenemez ve silinemez. Pencerede "Bu hareket faturadan oluşmuştur, silmek için faturayı iptal edin" uyarısı çıkar.

Tedarikçiye Doğrudan Ödeme (Mahsup)

Müşteriden aldığın parayı kasaya sokmadan doğrudan bir tedarikçinin borcuna saymak istiyorsan bu seçeneği kullan. Satış ve hizmet faturalarında görünür.

1. Fatura ekranındaki ödeme bölümünde tahsilat tipini seç.
2. "Tedarikçiye direkt ödendi (kasaya girmez)" kutusunu işaretle.
3. "Tedarikçi Cari" alanından parayı alan tedarikçiyi seç.
4. Tutarı gir ve "Ekle"ye bas.

Bu satır müşterinin borcundan düşer, aynı anda tedarikçiye olan borcunu azaltır ve hiçbir kasa/banka hareketi oluşturmaz. Kutuyu işaretlediğinde kasa/banka seçimi zaten gizlenir.

Dövizli Tahsilat

Kasa (Tahsilat/Ödeme Fişi) ve banka (Havale/EFT) fişlerinde dövizle işlem yapabilirsin. Bu seçenek yalnızca yeni fiş oluştururken çıkar, mevcut hareketi düzenlerken çıkmaz.

1. Fiş penceresinde "İşlem Dövizi" alanından para birimini seç.
2. "Döviz Tutarı" alanına yabancı para tutarını gir.
3. "Kur" alanını boş bırakırsan piyasa kuru uygulanır; elle kur girmek istersen bu alanı doldur. Alanın altında güncel piyasa kuru ve yaklaşık TL karşılığı görünür.
4. Bu tahsilat belirli bir dövizli faturayı kapatıyorsa "Kapatılan Fatura" alanından o faturayı seç.
5. "Kaydet"e bas.

Döviz seçtiğinde kasa/banka listesi aynı para birimindeki hesaplarla sınırlanır. Uyumsuz hesap zaten reddedilir.

Kur farkı yalnızca "Kapatılan Fatura" seçtiğinde hesaplanır. Fatura listesi yüklenemediyse (örneğin fatura görüntüleme yetkin yoksa) bu fişte kur farkı hesaplanmaz; ekranda bu uyarıyı görürsün.

Cari ekstrede dövizli satır varsa tabloya "Döviz", "Kur" ve "Döviz Bakiye" sütunları eklenir. "Borç", "Alacak" ve "Bakiye" sütunları her zaman TL'dir.

İpuçları

• Tahsilatı faturaya bağlı girmek, hangi faturanın ödendiğini takip etmeyi kolaylaştırır. Toplu ödeme geldiğinde serbest fiş kullan.
• Yanlış kasaya kestiğin fişi silmek yerine "Düzenle" ile hesabı değiştir; sistem eski etkiyi geri alıp yenisini uygular.
• Sisteme yeni geçiyorsan önce her cari için "Cari Devir Fişi" ile açılış bakiyesini gir. Çok sayıda cari varsa bunu Excel ile toplu da yükleyebilirsin — bkz. Cari Hesaplar.
• Ekstrede tahsilat satırına sağ tıklayıp "Belge No Kopyala" diyerek fiş numarasını hızlıca alabilirsin.