İlk Ayarlar

Yeni bir Aptiva kurulumunda fatura kesmeye başlamadan önce yapılması gereken tanımlar vardır. Aşağıdaki sırayı takip edersen sonradan geri dönüp düzeltmek zorunda kalmazsın.

Ne İşe Yarar?

• Faturada ve belgelerde çıkacak firma bilgilerini doldurma
• Varsayılan vergi oranı, para birimi ve belge numaralarını belirleme
• Stok tutacağın depoyu tanımlama
• Ürün girmeden önce birim ve kategori listesini hazırlama
• Çalışanlar için kullanıcı hesabı açma ve yetkilendirme
• Yazdırılan fiş ve belgelerin görünümünü ayarlama

Bu adımların çoğu aktif şube için geçerlidir. Birden fazla şube açacaksan önce şubeleri tanımla, sonra her şube için ayarları tek tek gözden geçir. Bkz. Şubeler ve Şube Görünürlüğü.

1. Şube ve Firma Bilgileri

Faturada, irsaliyede ve fişte çıkacak unvan, vergi dairesi ve adres buradan gelir.

1. Sol menünün en altındaki kullanıcı kutusundan "Ayarlar"a bas. "Sistem Ayarları" ekranı açılır; başlığın altında hangi şubenin ayarlarını düzenlediğin yazar.
2. "Firma Bilgileri" sekmesinde kal.
3. Firma logosunu ve kaşeyi yükle. Bunlar yazdırılan belgelerde kullanılır.
4. "Şube Adı", "Şube Kodu", "Ticaret Unvanı", "Vergi Dairesi", "Vergi No" alanlarını doldur. Vergi numarası e-fatura için zorunludur.
5. Varsa "MERSİS No", "Ticaret Sicil No", "Web Sitesi", "Telefon", "E-posta" ve "Adres" bilgilerini gir.
6. "Kaydet"e bas.

2. Vergi, Belge Numaraları ve Genel Ayarlar

Aynı "Sistem Ayarları" ekranındaki diğer sekmelerden devam et.

"Fatura & Belge" sekmesi

1. "Varsayılan KDV Oranı"nı işletmenin çoğunlukla kullandığı orana ayarla. Ürün kartında istisna oran girebilirsin.
2. Fiyatlarını KDV dahil giriyorsan "KDV Dahil Fiyat" anahtarını aç.
3. Belge numaralarını belirle: "Fatura Seri Ön Eki", "İrsaliye Seri Ön Eki", "Sipariş Seri Ön Eki" ve karşılarındaki "Sonraki … No" alanları. Fatura tipine göre ayrı ön ek de verebilirsin (satış, alış, gider, hizmet, satış iadesi, alış iadesi).
4. "Kaydet"e bas.

Numara sayaçlarını iş başladıktan sonra geri almaya çalışma. Numaralandırmayı en baştan doğru kurmak, sonradan düzeltmekten kolaydır.

"Diğer Ayarlar" sekmesi

Burada işletmenin genel varsayılanları vardır:

Değişiklikten sonra sekmenin altındaki "Kaydet"e basmayı unutma.

3. Depo Tanımı

Stok hareketleri bir depoya yazılır; en az bir depo tanımlı olmalıdır.

1. "Ürün & Stok → Depolar" ekranına git.
2. "Yeni Depo"ya bas.
3. "Depo Adı"nı yaz.
4. "Görünür Şubeler" listesinden deponun kullanılacağı şubeleri işaretle. En az bir şube seçmen gerekir.
5. Varsa "Adres" bilgisini gir.
6. "Kaydet"e bas.

Perakende satış yapıyorsan "Sistem Ayarları → POS Ayarları" sekmesindeki "Varsayılan POS Deposu" alanından satışın hangi depodan düşeceğini seç. Üretim yapıyorsan aynı sekmedeki "Üretim Hammadde Deposu"nu da belirle.

Ayrıntı için Depolar yazısına bak.

4. Birim ve Kategori Tanımları

Ürün girmeye başlamadan önce kullanacağın ölçü birimlerini ve kategori ağacını hazırla.

1. "Ürün & Stok → Ürünler" ekranını aç.
2. Listenin boş alanına veya bir satırın üzerine sağ tıkla.
3. Açılan menüden "Tanımlar" başlığının üzerine gel.
4. "Birimler"i seçip adet, kg, litre, koli gibi kullandığın birimleri tanımla.
5. Aynı menüden "Kategoriler"i seçip ürün gruplarını oluştur.
6. Fiyat listesiyle çalışacaksan yine aynı menüden "Fiyat Listeleri"ni tanımla.

Bu pencereler ürün listesinin üzerinde açılır; kapattığında listeye geri dönersin. Ürün kartını doldurma adımları için Ürünler yazısına bak.

5. İlk Kullanıcı ve Yetkiler

Aptiva'da kullanıcı hesabı (giriş bilgileri) ile personel kartı (kimin ne yaptığı) ayrı tutulur; yetkiler personel kartına verilir.

1. "Yönetim → Kullanıcılar" ekranından "Yeni Kullanıcı" ile e-posta, şifre, ad, soyad gir ve kişinin yetkili olacağı şubeleri işaretle.
2. "İnsan Kaynakları → Personeller" ekranından aynı kişi için personel kartı aç. "Çalışma" sekmesindeki "Kullanıcı Hesabı (Varsa)" alanından az önce açtığın kullanıcıyı seç.
3. Personel kartını kaydederken "Rol Şablonu (opsiyonel)" alanından uygun hazır rolü seçersen yetkiler kayıtla birlikte verilir.
4. Şablon seçmediysen "Yönetim → Roller & Yetkiler" ekranından şube ve personeli seçip yetkileri elle işaretle.

Ayrıntı için Kullanıcı ve Yetki Yönetimi ve Hazır Rol Şablonları yazılarına bak.

6. Fiş ve Belge Şablonu

• Yazdırılan fatura, irsaliye ve benzeri belgelerin düzeni için "Tanımlar & Ayarlar → Belge Tasarımı" ekranını kullan.
• Yazarkasa fişi düzeni için "Satış Ekranı (POS)"u aç ve üst çubuktaki "Fiş Tasarımı" düğmesine bas; tasarım ekranı ayrı sekmede açılır.
• Ürün etiketi basacaksan "Tanımlar & Ayarlar → Etiket Tasarımı" ekranından şablonunu hazırla.
• E-fatura kullanıyorsan "Tanımlar & Ayarlar → E-Fatura Tasarımı" ekranı ayrıdır; lisansında e-fatura modülü varsa görünür.

Dikkat

• Ayarların büyük bölümü şube bazlıdır. Yeni bir şube açtığında bu adımları o şube için tekrarla.
• Bir ayarı değiştirdiğinde yalnız yeni kayıtlar etkilenir; geçmiş belgeler olduğu gibi kalır.
• Sistem ayarlarını görebilmek ve değiştirebilmek ayrı bir yetki ister. Ekranı hiç göremiyorsan yöneticinden yetki iste.