Gelen E-Faturalar (Kabul / Ret)

Tedarikçilerinin sana kestiği e-faturalar "Satış → E-Fatura" ekranındaki "Gelen" sekmesinde toplanır. Faturayı burada inceler, kabul veya ret kararını verir, kabul ettiğin belgeden alış faturası üretirsin. Ticari faturada kabul/ret hakkın 8 gün olduğu için ekran kalan süreyi de gösterir.

Bu ekran lisansındaki "E-Fatura" modülüne bağlıdır. Göremiyorsan lisansını veya "E-Fatura" görüntüleme yetkini kontrol et.

Ne İşe Yarar?

• Sağlayıcındaki gelen kutusunu Aptiva içinden görürsün, ayrıca portale girmen gerekmez.
• Faturanın kalemlerini ve resmî PDF'ini karar vermeden önce incelersin.
• Faturayı kabul eder ya da gerekçesini yazarak reddedersin; karar kimin, ne zaman verdiğiyle birlikte kaydedilir.
• Yasal 8 günlük yanıt süresinin ne kadarının kaldığını listede görürsün.
• Faturanın göndericisini cari kartınla eşleştirirsin.
• Gelen faturadan ürünleri eşleştirerek alış faturası üretirsin.
• İşi biten belgeleri arşive taşıyıp listeni temiz tutarsın.

Gelen Faturaları Listeleme

1. Soldaki menüden "E-Fatura" ekranına gir.
2. "Gelen" sekmesini seç.
3. Liste her açılışta sağlayıcıdan tazelenir. Elle tazelemek için sağ üstteki "Yenile"ye basabilirsin.

Tazeleme son 120 günü sorgular. Bu pencereden daha eski bir fatura, bir kez listeye indikten sonra kalıcı olarak kayıtlıdır; geçmişe dönük arama ve tarih filtresi çalışmaya devam eder.

Listedeki sütunlar:

Süzmek için: "Durum" filtresi ("Teslim Edildi", "Kabul Edildi", "Reddedildi"), "Cari" filtresi ("Cari eşleşti" / "Cari eşleşmedi"), "Min Tutar" – "Max Tutar" ve "Başlangıç" – "Bitiş" tarihleri. Arama kutusuna fatura numarası, gönderici adı, vergi numarası ya da belge kimliği (ETTN) yazabilirsin.

Gelen faturalar yalnızca "Gelen" ve "Gelen Arşiv" sekmelerinde görünür; giden belgelerle aynı listede gösterilmezler.

Faturayı Görmeden Karar Verme

1. Gelen faturanın satırına tıklayarak "Gelen Fatura Detayı" penceresini aç.
2. Üst bölümde belge bilgileri gelir: "E-Fatura No", "ETTN", "Fatura No", "Gönderici", "Tür", "Yön", "Senaryo", "Durum", "Tutar", "Fatura Tarihi", "Yanıt Süresi", "Alıcı VKN" ve "Gönderici VKN".
3. Altında "Kalemler" tablosu gelir: her satırın ürün adı, satıcının ürün kodu, faturaya bizim kodumuz yazıldıysa o kod, miktar ve birimi, birim fiyat, varsa iskonto, KDV oranı ve tutarı görünür. Tablonun altında "Ara toplam", "KDV" ve "Genel toplam" durur.
4. Belgenin resmî hâlini görmek için "Belgeyi Görüntüle (PDF)"ye bas; PDF sağlayıcıdan indirilir.

Kalemler pencere açıldığında sağlayıcıdan çekilir, birkaç saniye sürebilir. "Belgede kalem bulunamadı" yazıyorsa fatura gerçekten kalemsiz olabilir ya da sağlayıcı içeriği vermemiştir — bu durumda PDF'e bak.

Kabul Etme

1. Gelen faturayı listede bul, satırın sonundaki üç nokta menüsünden (ya da satıra sağ tıklayıp) "Kabul Et"e bas. Aynı düğme detay penceresinin altında da vardır.
2. Yanıt süresi dolmuşsa önce bir onay sorusu çıkar.
3. İşlem başarılıysa faturanın durumu "Kabul Edildi" olur.

Reddetme

1. Satır menüsünden "Reddet"e bas.
2. Açılan "Fatura Reddi" penceresinde hangi faturayı reddettiğin ve kalan yanıt süren yazar.
3. "Red Sebebi" alanını doldur. Sebep zorunludur: en az 3, en fazla 500 karakter olabilir. Kutunun altında kaç karakter yazdığını görürsün.
4. "Reddet"e bas.

Red sebebi GİB'e gönderilir ve faturayı kesen tarafa iletilir; bu yüzden anlaşılır yaz ("miktar eksik geldi", "fiyat anlaşmaya uymuyor" gibi).

Kararın Kayıt Altına Alınması

Karar verildikten sonra fatura detayında "Verilen Karar" satırı çıkar. Bu satır üç bilgiyi birlikte gösterir:

• kararın ne olduğu ("Kabul Edildi" veya "Reddedildi"),
• kararın verildiği tarih ve saat,
• kararı veren kullanıcı.

Reddettiysen altında "Red sebebi: …" olarak yazdığın gerekçe de durur. Listedeki "Yanıt Süresi" sütunu artık kalan gün yerine verilen kararı gösterir.

Bir faturaya bir kez karar verilir. Kabul edilmiş ya da reddedilmiş faturada "Kabul Et" ve "Reddet" seçenekleri bir daha çıkmaz.

8 Günlük Yanıt Süresi

Ticari faturada kabul/ret hakkı fatura tarihinden itibaren 8 gündür. Listedeki "Yanıt Süresi" sütunu kalan süreyi şöyle gösterir:

Süre dolduğunda işlem tamamen engellenmez — tarih bilgisi sağlayıcıdan tutarsız gelebildiği için sistem seni durdurmak yerine uyarır: "Bu faturanın 8 günlük yasal yanıt süresi dolmuş görünüyor. İşlem yine de gönderilsin mi?" Onaylarsan istek gönderilir, nihai kararı GİB verir. Detay penceresinde ve red penceresinde de aynı uyarı kırmızı kutu olarak görünür.

Süre dolmadan karar vermeyi alışkanlık haline getir: geçmiş süre için sağlayıcı ya da GİB reddedebilir.

Kabul/Ret Yapılamayan Durumlar

Bazı faturalarda "Kabul Et" ve "Reddet" yerine "Kabul/ret yapılamaz — nedeni" seçeneği çıkar. Üzerine tıklayınca nedeni yazan bir bilgi mesajı görürsün. Üç neden vardır:

• Temel fatura senaryosu. Fatura "Temel Fatura" olarak düzenlenmişse GİB üzerinden ret yapılamaz. İtirazın fatura tarihinden itibaren 8 gün içinde noter, KEP veya taahhütlü mektupla yapılması gerekir. Belgenin senaryosunu detay penceresindeki "Senaryo" alanından görürsün.
• Zaten karar verilmiş. Faturanın hangi tarihte kabul ya da reddedildiği mesajda yazar.
• Sağlayıcı tarafında yanıtlanmış. Belge Aptiva dışından yanıtlanmışsa karar tekrar gönderilemez.

Cari Eşleştirme

Gelen faturanın carisi göndericinin vergi numarasından otomatik bulunur. Bulunamazsa listede "Cari eşleşmedi" uyarısı çıkar.

1. Satır menüsünden "Cari Eşleştir"e bas (cari zaten eşleşmişse seçenek "Cariyi Değiştir" olur).
2. Açılan pencereden doğru tedarikçiyi seç.

Elle eşleştirdiğin carilerde listede adın yanında "(elle)" notu görünür. Cari eşleşmesi, alış faturası üretmenin ön koşuludur.

Bu işlem için "E-Fatura" modülünde "Alma" yetkisi gerekir.

Alış Faturasına Dönüştürme

Gelen faturayı, ürünlerini kendi ürünlerinle eşleştirerek alış faturasına çevirirsin. Fatura taslak olarak oluşur: stok girişi, tedarikçi borcu ve maliyet ancak sen faturayı kesinleştirdiğinde işler.

Ön koşul: faturanın carisi eşleşmiş olmalı ve belgede okunabilir kalem bulunmalıdır. Faturayı kabul etmeden de alış faturası üretebilirsin; ikisi ayrı işlemdir — kabul/ret yasal yanıttır, alış faturası ise senin kaydın.

Adımlar

1. "Gelen" sekmesinde faturayı bul, satır menüsünden "Alış Faturası Oluştur"a bas.
2. Açılan ekranın üstünde faturanın bilgileri ve belge toplamı görünür. "Depo" seç (zorunlu).
3. Her fatura kalemi için bir kart vardır. Solda faturadan gelen ham satır (satıcı kodu, miktar, birim fiyat, KDV), sağda bizim ürünümüz.
4. Sistem eşleştirmeyi kendi önerir ve nasıl bulduğunu rozetle söyler:
   • "Fatura üzerindeki kodumuz" — tedarikçi faturaya senin ürün kodunu yazmış, en kesin eşleşme
   • "Önceki eşleştirme" — bu tedarikçi için daha önce verdiğin karar
   • "Barkod", "Satıcı kodu", "Ürün adı aynı"
   • "Eşleşmedi" — ürünü elle seçmen gerekir
5. Ürün seçicide önerilen adaylar gerekçesiyle en üstte listelenir; altında ürün listen gelir. Bulamazsan ürün adı/kodu yazarak ara.
6. "Birim" seç. Listede ürünün kendi birimi ve tanımlı satış birimleri (koli, paket…) çarpanlarıyla birlikte çıkar — "Koli (×24)" gibi. Çarpanı elle yazmazsın; birimi seçtiğinde çarpan ondan gelir.
7. "Miktar" faturadan gelir ve seçtiğin birimde durur: belge "4 koli" diyorsa 4 yazar. Satırın altında bunun kaç taban birime denk geldiği görünür (4 koli × 24 = 96). Gerekirse miktarı değiştirebilirsin.
8. "Tutar (KDV hariç)" da faturadan gelir. Satırın yanında bu tutarın satır toplamının yüzde kaçı olduğu gösterilir — yüzdeyi sen hesaplamazsın.
9. "Taslak Alış Faturası Oluştur"a bas. Fatura açılır, kontrol edip kesinleştirirsin.

Karışık koli (bir satır, birden çok ürün)

Tedarikçi "1 koli soda" yazmış ama koli içinde farklı ürünler varsa (1 paket limonlu, 1 paket sade, kalanı elmalı), o kalemde "Ürün Ekle (karışık koli)"ye bas ve her ürün için:

• "Birim" ve "Miktar" — o üründen kaç birim geldiği
• "Tutar (KDV hariç)" — satır tutarının ne kadarının o ürüne yazılacağı

Tutarların toplamı satır tutarına eşit olmak zorundadır. Eşit değilse kartın altında "şu kadarı dağıtılmadı" uyarısı çıkar ve kaydetmeye izin verilmez; çünkü fatura toplamı gelen belgeden sapar ve tedarikçi borcu yanlış çıkar. Yeni ürün eklediğinde kalan tutar otomatik ona yazılır.

KDV dahil / hariç

"Fatura Bilgileri" bölümündeki "Fiyatlar KDV dahil" anahtarı, üretilecek faturanın birim fiyatlarının brüt mü net mi yazılacağını belirler. Belgedeki tutarlar iki durumda da aynıdır — değişen yalnızca fatura ekranında fiyatı nasıl gördüğündür.

Genel iskonto (belgeden sapma)

Tedarikçi belge düzeyinde iskonto uyguladıysa kalemlerin toplamı belgenin toplamını aşar. Ekranın altındaki "Belgeden Sapma" bunu gösterir; farkı "Genel İskonto" alanına yazarak kapatırsın. "Farkı genel iskonto yap" düğmesi tutarı senin için doldurur. Genel iskonto satırlara tutarları oranında dağıtılır, KDV matrahı da buna göre düzeltilir.

Eşleştirmeler hatırlanır

"Eşleştirmeleri hatırla" açıkken verdiğin kararlar tedarikçi bazında saklanır. Aynı tedarikçiden gelen sonraki faturada o kalemler hazır dolu gelir — karışık koli bölünmesi dahil. Kararı değiştirirsen yenisi geçerli olur.

Bir belgeden yalnız bir fatura

Aynı gelen faturadan ikinci kez alış faturası üretilemez; ilk üretimden sonra menüdeki seçenek "Üretilen Alış Faturasını Aç" olur ve listede "Alış Faturası" sütununda fatura numarası görünür. Bu, çift stok girişi ve çift borç oluşmasını engeller.

Arşivleme

İşin bitmiş belgeleri listeden çıkarıp arşive taşıyabilirsin.

1. Satır menüsünden "Arşive Taşı"ya bas. Belge "Gelen Arşiv" sekmesine geçer.
2. Geri almak için "Gelen Arşiv" sekmesinde aynı menüden "Arşivden Çıkar"a bas.

Bilmen gerekenler:

• Arşivleme GİB'e hiçbir şey göndermez, belgeyi silmez ve durumunu değiştirmez — sadece hangi sekmede göründüğünü belirler.
• Yanıt bekleyen bir faturayı arşivlerken kalan süreyi hatırlatan bir onay sorusu çıkar; arşivde de kabul/ret verebilirsin.
• Bu işlem için "E-Fatura" modülünde "Arşivleme" yetkisi gerekir.

Yetkiler

Yetkiler "Kullanıcı Yetkileri" ekranından verilir. Yetkisi olmayan kullanıcıda ilgili seçenek menüde hiç görünmez; zorlanan bir işlem sunucu tarafından reddedilir.

"Gelen" Sekmesi Boş Görünüyorsa

1. Ayarlar → "E-Fatura" → "Gelen Kutusu Tanılama" bölümünde "Gelen Kutusunu Test Et"e bas. Ekran; sağlayıcı ayarının bulunup bulunmadığını, hangi ortamın kullanıldığını, sorgulanan tarih aralığını, sağlayıcının kaç belge döndürdüğünü ve bunların kaçının okunabildiğini söyler.
2. "Sağlayıcı ayarı: Bulunamadı" yazıyorsa o şube için e-fatura sağlayıcı tanımı yok — "E-Fatura Sağlayıcıları" ekranından tanımla.
3. "Dönen belge: 0" ise sağlayıcı bu aralıkta gerçekten fatura göstermiyor; hesabın gelen kutusunu sağlayıcının kendi portalinden de kontrol et.
4. "Dönen belge" 0'dan büyük ama "Okunabilen belge: 0" ise belgeler geliyor fakat alanları tanınmıyor. Bu durumda liste boş kalmaz, ekranda nedenini açıklayan bir hata görürsün; tanılamadaki alan adlarını bize ilet.

Sağlayıcıya ulaşılamadığı durumda daha önce inen faturalar listede görünmeye devam eder; hiç kayıt yoksa hatanın nedeni ekranda yazar.