Sahada Belge Düzenleme ve Yetki Kodu

Saha temsilcisi normalde kestiği faturayı ya da aldığı siparişi değiştiremez, silemez ve fiyatını elle giremez. Bunlardan birine ihtiyaç olduğunda merkez süreli bir yetki kodu üretir ve temsilciye söyler. Temsilci kodu cihaza girer, kodun süresi bitene kadar sadece kodun kapsadığı müşteriler ve evraklar üzerinde, sadece koda verilen işlemleri yapabilir.

Kod beş şeye birden bağlıdır: hangi müşteri(ler), hangi evrak tip(ler)i, hangi personel, hangi saat aralığı, hangi işlemler. Beşi de tutmazsa kod çalışmaz.

Müşteri ve evrak tipi çoklu seçilir: bir rota üzerindeki üç müşteri için tek kod üretebilir, aynı kodu hem satış faturasında hem satış irsaliyesinde geçerli kılabilirsin. Temsilci kodu bir kez girer, kapsamdaki diğer müşterilerde tekrar sorulmaz.

Merkez — kod oluşturma

1. Soldaki menüden "Saha Satış" → "Yetki Kodları" ekranını aç.
2. Sağ üstteki "Yeni Kod"a bas.
3. "Cariler" listesinden müşterileri seç. Birden fazla seçebilirsin; kod hepsinde geçerli olur. Boş bırakırsan kod müşteriden bağımsız olur — müşterisi olmayan evraklarda (fire, sayım, araç yükleme) kodu ancak böyle kullanabilirsin.
4. "Evrak tipleri" listesinden kodun kapsayacağı evrakları seç (örneğin "Fatura — Satış" ve "İrsaliye — Satış"). Boş bırakırsan kod tüm evrakları kapsar. Kapsamı dar tutmak güvenlidir: listede olmayan evrakta kod geçmez. Listede belgelerin yanında "Kartlar" grubu da vardır (Ürün Bilgisi, Ürün Fiyatı, Ürün Barkodu, Ürün Stoğu, Cari Kartı) — bkz. aşağıdaki bölüm.
5. "Personel" listesinden kodu kullanacak temsilciyi seç.
6. "Başlangıç" ve "Bitiş" saatlerini gir. Varsayılan olarak şu an başlar ve 2 saat sonra biter; telefonda söylenip hemen kullanılacak bir kod için bu yeterlidir.
7. Vermek istediğin yetkileri aç:
   • Belge düzenleme — fatura/sipariş kalemlerini değiştirebilir.
   • Belge silme — gönderilmiş faturayı iptal ettirebilir, siparişi sildirebilir.
   • Fiyat değiştirme — satır fiyatını liste fiyatından farklı girebilir.
8. İstersen "Kod" alanına kendi kodunu yaz; boş bırakırsan sistem 6 haneli bir kod üretir.
9. "Not" alanına neden verdiğini yazabilirsin (listede görünür).
10. "Oluştur"a bas.

Kod ekranda bir kez görünür. Pencereyi kapattıktan sonra kodu hiçbir yerden geri okuyamazsın — sistem kodun kendisini saklamaz. Temsilciye söylemeden kapatma. Kod kaybolduysa listeden iptal edip yenisini üret.

Kart işlemleri de koda bağlanabilir

Kod yalnız belgeler için değil, ürün ve cari kartları için de verilebilir. "Saha İşlem Yetkileri" ekranında bir kart işlemini "Parola ile" işaretlersen, temsilci o işlemi ancak koda sahipse yapabilir:

Ürün kartının müşterisi yoktur; orada cari bağımsız kod kullanılır (3. adımda "Cariler" boş bırakılır). Cari kartında ise kod o cariyi kapsamalıdır — "şu müşteriyi düzeltebilirsin" demek, "her müşteriyi" demek değildir.

Sahadan çağrılmayan üç uç kodu taşımaz: ürün varyantı, ürün tedarikçisi ve depo seviyeleri. Bunları "Parola ile" işaretlersen merkezdeki kullanıcı da o işlemi yapamaz hâle gelir — bu üçünü "Yetkili" ya da kapalı bırak.

Kodu iptal etme

Listede kodun satırındaki "İptal et"e bas. Kod anında geçersiz olur; temsilcinin ekranı açık kalmış olsa bile kaydetmeye çalıştığında reddedilir.

Listede ne görünür

Her satırda müşteri, evrak kapsamı, personel, geçerlilik aralığı, verilen yetkiler, durum ("Aktif" / "Süresi doldu" / "İptal") ve kodun kaç kez kullanıldığı yazar.

Müşteri ve evrak sütunları ikiden fazla seçim varsa kısaltılır ("Bakkal Ahmet, Market Ayşe +3"). Kapsam sınırlanmamışsa "Cari bağımsız" ya da "Tüm evraklar" yazar.

Kaç kez kullanıldığını takip et: beklemediğin bir sayı görüyorsan kodu iptal et.

Temsilci — kodu kullanma

Kod doğrulaması internet gerektirir — kod sadece merkezde doğrulanabilir. Bir kez doğruladıktan sonra, süresi boyunca tekrar sorulmaz.

Belgeyi düzenleme

1. "İşlemler" ekranında düzenlemek istediğin faturaya ya da siparişe dokun.
2. Açılan detayda "Düzenle"ye bas.
3. Yetki kodu ekranı çıkarsa merkezden aldığın kodu gir ve "Doğrula"ya bas.
4. Belge, kesildiği hâliyle satış/sipariş ekranında açılır. Ürün ekleyebilir, çıkarabilir, adet ve iskonto değiştirebilirsin.
5. "Değişikliği kaydet"e bas.

Belge merkeze gönderilmişse değişiklik anında merkeze işlenir (internet gerekir); gönderilmemişse cihazda güncellenir ve sıradaki gönderimde gider — bu durumda internet gerekmez.

Belgeyi silme

1. "İşlemler" ekranında belgeye dokun, "Sil"e bas.
2. Yetki kodu istenirse gir.
3. Çıkan soruyu onayla.

• Gönderilmiş fatura merkezde iptal edilir: stok ve cari etkileri geri alınır, belge iz bırakarak sistemde kalır. Tamamen yok olmaz — muhasebe kaydı silinmez.
• Gönderilmiş sipariş merkezden silinir.
• Henüz gönderilmemiş belge doğrudan cihazdan kalkar.

Fiyat değiştirme

Fiyat yetkisi olan bir kod girdiysen, satış ve sipariş ekranında sepetteki her satırın yanında fiyat kutusu çıkar. Kod girmediysen bu kutu görünmez; onun yerine sepetin altında "Fiyat değiştirme kodu gir" yazar, oradan girebilirsin.

Koli/paket satırında kutuya koli fiyatını yazarsın (örneğin "12'li koli 480") — adet fiyatı buradan hesaplanır. Adet satırında adet fiyatını yazarsın.

Elle girdiğin fiyat, miktar kademesi geçilse bile değişmez; kutunun çerçevesi mor olur, o satırın fiyatının elle girildiğini böyle anlarsın.

Sık karşılaşılanlar

"Kod geçersiz, süresi dolmuş ya da bu cari/personel için tanımlı değil." Biri tutmuyor: yanlış kod, süre bitmiş/başlamamış, kod bu müşteriyi kapsamıyor, ya da kod başka temsilciye tanımlı. Merkezle kontrol et.

"Bu yetki kodu ... evrağını kapsamıyor." Kod doğru ama seçilen evrak tipleri arasında bu evrak yok. Merkezden bu evrağı da kapsayan yeni kod iste.

"Bu kod belge silme yetkisi içermiyor." Kod doğru ama o işlem için verilmemiş. Merkezden silme yetkili yeni kod iste.

"Düzenleme yetkisinin süresi dolmuş." Ekran açıkken kodun süresi bitmiş. Merkezden yeni kod al ve düzenlemeyi tekrarla.

Gün sonu mutabakatını gönderdikten sonra belge düzenleme/silme. Mutabakat gönderildikten sonra belgeyi değiştirirsen ya da silersen, gönderilmiş mutabakat kendiliğinden yeniden hesaplanmaz. Böyle bir durumda merkeze haber ver. Satış ve sipariş ekranları gün oturumu kapalıyken zaten açılmaz — gün kapandıktan sonra düzenleme yapamazsın, silme yapabilirsin.

Belgenin müşterisini değiştiremezsin. Yanlış müşteriye kesilmiş belge için doğrusu, belgeyi silmek (iptal ettirmek) ve doğru müşteriye yeniden kesmektir.

Düzenlerken genel iskonto sıfır görünüyor. Kayıtlı belgede satır iskontosu ile genel iskonto tek orana birleşmiş durumdadır ve ayrıştırılamaz; bu yüzden düzenlemede oranın tamamı satır iskontosu olarak gösterilir. Tutarlar değişmez.