İzin, Vardiya ve Devam Takibi

İzin taleplerini onaya bağlar, çalışma saatlerini vardiya olarak tanımlar, personelin giriş-çıkışını kaydeder ve ay sonunda puantajı tek ekranda alırsın. Üç ayrı ekran birlikte çalışır: vardiya planı beklenen saati, devam takibi gerçekleşen saati, puantaj ikisinin karşılaştırmasını verir.

Ne İşe Yarar?

• İzin türü tanımlama (yıllık, ücretsiz, mazeret gibi) ve kurallarını belirleme
• İzin talebi oluşturma, onaylama, reddetme ve iptal etme
• Vardiya tanımlama: başlangıç-bitiş saati, mola, geç kalma toleransı, gece vardiyası
• Personele gün gün vardiya atama
• Günlük giriş-çıkış (devam) kaydı tutma, fazla mesai yazma
• Aylık puantaj özeti alma: çalışılan gün, devamsızlık, geç kalma, izin, tatil, fazla mesai
• Kapanan ayın devam kayıtlarını kilitleyip değişikliğe kapatma

İzin Türü Tanımlama

İzin talebi girebilmek için önce en az bir izin türü tanımlaman gerekir.

1. "İnsan Kaynakları → İzin Yönetimi" ekranını aç.
2. "İzin Türleri" sekmesine geç.
3. "Yeni İzin Türü" butonuna bas.
4. "İzin Türü Adı"nı yaz (örneğin Yıllık İzin). Bu alan zorunludur.
5. "Varsayılan Gün Sayısı" ile bu türün yıllık hakkını gir.
6. "Min. Hizmet Süresi (ay)" ile bu izni kullanabilmek için gereken kıdemi belirle.
7. Aşağıdaki anahtarları işine göre ayarla:
   • "Ücretli İzin" — bu izin ücretli mi?
   • "Yarım Gün İzin" — yarım gün olarak kullanılabilir mi?
   • "Devreden İzin" — kullanılmayan gün sonraki yıla devretsin mi? Açarsan "Maksimum Devreden Gün" alanı çıkar.
   • "Aktif" — kapatırsan yeni taleplerde bu tür seçilemez.
8. "Kaydet"e bas.

Tanımlı türleri listede "Varsayılan Gün", "Ücretli", "Yarım Gün", "Devir" ve "Min. Hizmet (ay)" kolonlarıyla görürsün. Düzenlemek veya silmek için satıra sağ tıkla.

İzin Talebi Oluşturma ve Onaylama

1. "İzin Yönetimi" ekranında "İzin Talepleri" sekmesinde ol.
2. "Yeni İzin Talebi" butonuna bas.
3. "Personel" ve "İzin Türü"nü seç.
4. "Başlangıç Tarihi" ve "Bitiş Tarihi"ni gir. Dördü de zorunludur.
5. Tek gün yerine yarım gün kullanılacaksa "Yarım gün izin" kutusunu işaretle.
6. Gerekirse "Açıklama" yaz ve "Kaydet"e bas.

Talep "Bekliyor" durumunda oluşur. Onaylamak için talebin satırına sağ tıkla:

• Onayla — talep "Onaylı" olur, onaylayan kişi "Onaylayan" kolonunda görünür.
• Reddet — talep "Red" durumuna geçer.
• İptal — hem bekleyen hem onaylanmış talepler iptal edilebilir.

Listede "Toplam Gün" kolonu talebin kaç günlük olduğunu gösterir. Üstteki filtrelerle personele, duruma (Bekliyor / Onaylı / Red / İptal) ve yıla göre süzebilirsin.

Vardiya Tanımlama

1. "İnsan Kaynakları → Vardiya & Puantaj" ekranını aç.
2. "Vardiya Tanımları" sekmesinde "Yeni Vardiya Tanımı" butonuna bas.
3. "Vardiya Adı"nı yaz (örneğin Sabah Vardiyası).
4. "Başlangıç Saati" ve "Bitiş Saati"ni gir.
5. "Mola Süresi (dk)" ve "Geç Kalma Toleransı (dk)" değerlerini belirle.
6. Listede kolay ayırt etmek için bir "Renk" seç.
7. Vardiya gece yarısını aşıyorsa (örneğin 22:00–06:00) "Gece Vardiyası" anahtarını aç.
8. "Kaydet"e bas.

Kullanmadığın bir vardiyayı silmek yerine "Aktif" anahtarını kapatabilirsin; pasif vardiyalar atama ekranında seçilemez.

Personele Vardiya Atama

1. Aynı ekranda "Vardiya Atamaları" sekmesine geç.
2. "Vardiya Ata" butonuna bas.
3. "Personel", "Vardiya" ve "Tarih" seç. Üçü de zorunludur.
4. Gerekirse "Notlar" yaz ve "Kaydet"e bas.

Atamaları personele ve tarih aralığına göre filtreleyebilirsin.

Devam (Giriş-Çıkış) Takibi

1. "İnsan Kaynakları → Devam Takibi" ekranını aç.
2. "Yeni Kayıt" butonuna bas.
3. "Personel" ve "Tarih" seç.
4. "Giriş Saati" ve "Çıkış Saati"ni gir.
5. "Durum" seç: Mevcut, Yok, Geç, Yarım Gün, İzinli veya Tatil.
6. Fazla çalışma varsa "Fazla Mesai (dakika)" alanına dakika olarak yaz.
7. Gerekirse "Notlar" ekle, "Kaydet"e bas.

Var olan bir kaydı düzeltmek için satıra sağ tıklayıp "Düzenle" de. Listede personel, tarih, giriş, çıkış, durum, fazla mesai ve kilit durumu kolonları görünür; personel ve tarih aralığına göre filtreleyebilirsin.

Ayı kilitleme

Bordro hazırlandıktan sonra o ayın devam kayıtlarının değişmemesi gerekir.

1. "Devam Takibi" ekranının sağ üstünde ay ve yıl seç.
2. "Kilitle" butonuna bas.

Kilitlenen kayıtlar listede "Kilitli" rozetiyle görünür ve artık düzenlenemez.

Puantaj

Puantaj, bir personelin bir aydaki devam kayıtlarını özetler.

1. "Vardiya & Puantaj" ekranında "Puantaj" sekmesine geç.
2. "Personel", "Yıl" ve "Ay" seç.
3. "Görüntüle" butonuna bas.

Üstte yedi özet kutusu çıkar:

Altındaki tabloda günlük döküm yer alır: tarih, vardiya, giriş, çıkış, durum, fazla mesai ve not.

İpuçları

• Vardiya tanımındaki "Geç Kalma Toleransı", personelin kaç dakikaya kadar geç gelmesinin normal sayılacağını belirler. Toleransı gerçekçi tut, aksi halde puantajda gereksiz "Geç" günler birikir.
• Gece vardiyasında "Gece Vardiyası" anahtarını açmayı unutma; aksi halde bitiş saati başlangıçtan küçük göründüğü için süre yanlış hesaplanır.
• İzin türünü silmek yerine "Aktif" anahtarını kapatmak daha güvenlidir — geçmiş talepler türü referans alır.
• Ayı kilitlemeden önce eksik giriş-çıkış kaydı kalmadığından emin ol; kilitlendikten sonra düzeltemezsin.

Dikkat

• Bu ekranlar lisansındaki İK modülüne bağlıdır. Menüde görünmüyorsa lisansını kontrol et.
• İzin talebi girebilmek için en az bir aktif izin türü tanımlı olmalıdır.
• Vardiya ataması yapabilmek için en az bir aktif vardiya tanımı gerekir.
• Personel kartı açılmamış birine izin, vardiya veya devam kaydı giremezsin. Önce Personel Yönetimi adımlarını tamamla.