Şubeler ve Şube Görünürlüğü

Aptiva'da her kayıt bir şubeye bağlıdır. Tek mağazayla çalışıyorsan tek şube yeter; birden çok mağaza, depo veya bayi varsa her biri için ayrı şube açarsın. Bu yazı şube açmayı, aktif şube kavramını ve bir kaydın hangi şubelerde görüneceğini anlatır.

Ne İşe Yarar?

• Her mağaza/lokasyon için ayrı şube tanımlama, birini merkez olarak işaretleme
• Yeni şubeye merkezdeki ürün ve fiyat listelerini tek işaretle taşıma
• Bir kullanıcıyı birden çok şubede yetkilendirme
• Ürün, depo, kasa, cari ve fiyat listesi gibi kayıtların hangi şubelerde görüneceğini belirleme
• Vergi oranı, belge numarası, POS davranışı gibi ayarları şube şube farklılaştırma

Şube Ekleme

1. "Yönetim → Şubeler" ekranına git.
2. Sağ üstteki "Yeni Şube"ye bas.
3. "Şube Adı"nı yaz.
4. "Şube Kodu"nu yaz. Kod listelerde ve şube seçicide kısaltma olarak görünür.
5. Bu şube merkezse "Merkez Şube" anahtarını aç.
6. Yeni şubede merkezdeki ürünleri ve varsayılan alış/satış fiyat listelerini kullanacaksan "Merkezdeki ürünleri ve fiyat listelerini yükle" anahtarını aç. Bu seçenek yalnız yeni şube oluştururken görünür.
7. "Kaydet"e bas.

Şube adı ve kodu boş bırakılamaz.

Düzenleme ve Silme

Listede bir satıra sağ tıkla (veya satırın sonundaki üç nokta düğmesine bas):

• "Düzenle" — ad, kod ve merkez işaretini değiştirir.
• "Sil" — onay sorulduktan sonra şubeyi listeden kaldırır.

Ekranın üstündeki arama kutusuna şube adı veya kodunun bir parçasını yazarak filtreleyebilirsin.

Üzerinde hareket görmüş bir şubeyi silmeden önce iki kez düşün. Şube kapanacaksa silmek yerine kullanıcıların yetkisini kaldırmak çoğu zaman daha güvenlidir.

Aktif Şube Nedir?

Üst çubuğun sağındaki kutuda yazan şube, o an üzerinde çalıştığın şubedir. Listeler, raporlar ve yeni açtığın kayıtlar bu şubeye göre gelir.

Şube değiştirdiğinde:

• Ekrandaki bütün listeler yeni şubenin verisiyle yeniden yüklenir.
• Yetkilerin o şube için yeniden okunur. Bir şubede fatura silebiliyor olman, diğerinde de silebileceğin anlamına gelmez.

"Satış Ekranı (POS)" açıkken şube kutusu kilitlidir; değiştirmek için önce satış ekranından çık.

Bir Kullanıcıyı Birden Çok Şubeye Yetkilendirme

1. "Yönetim → Kullanıcılar" ekranından kişiyi aç.
2. "Yetkili Olduğu Şubeler" listesinde çalışabileceği bütün şubeleri işaretle. En az bir şube seçilmelidir.
3. "Varsayılan Şube" alanından kişinin giriş yaptığında hangi şubeyle başlayacağını seç.
4. "Kaydet"e bas.

Kullanıcı bundan sonra üst çubuktaki şube kutusundan yalnız bu şubeler arasında geçiş yapabilir.

Şube erişimi ile yetki ayrı şeylerdir: şube listesi kişinin nereye girebileceğini, "Roller & Yetkiler" ekranı ise orada ne yapabileceğini belirler. Bkz. Kullanıcı ve Yetki Yönetimi.

Kayıtların Hangi Şubelerde Görüneceği

Fatura, sipariş ve stok hareketi gibi işlem kayıtları açıldıkları şubeye aittir; başka şubede görünmezler.

Ürün, depo, kasa, cari gibi tanım kayıtları ise birden çok şubede paylaşılabilir. Bu kayıtların düzenleme ekranında "Şube Görünürlüğü" başlığı vardır; işaretlediğin şubelerde görünür, işaretlemediklerinde görünmez.

Ürünün şube görünürlüğü yalnız kaydı düzenlerken görünür. Yeni ürün oluştururken bu bölüm çıkmaz; ürünü kaydedip sonra açarak ayarlarsın.

Şube Bazlı Ayarlar

"Sistem Ayarları" ekranı aktif şubenin ayarlarını gösterir; başlığın altında hangi şubede olduğun yazar. Şubeden şubeye değişebilen ayarlara örnek:

• Firma unvanı, vergi dairesi, vergi numarası, adres, logo ve kaşe
• Varsayılan KDV oranı ve fiyatların KDV dahil girilip girilmeyeceği
• Fatura, irsaliye ve sipariş numaralarının ön eki ile sıradaki numara
• POS tipi, varsayılan POS deposu, fiş yazdırma davranışı
• Negatif stoklu satışa izin verilip verilmeyeceği, stok değerleme yöntemi
• Varsayılan vade, kredi limiti, para birimi ve tarih biçimi

Yeni bir şube açtığında bu ayarları o şube için ayrıca gözden geçir; ayarlar diğer şubeden kopyalanmaz. Adım adım liste için İlk Ayarlar yazısına bak.

İpuçları

• Merkezden yeni bir şube açarken "Merkezdeki ürünleri ve fiyat listelerini yükle" seçeneğini kullan; ürünleri tek tek görünür yapmaktan kurtulursun.
• Bir ürün bir şubede listede çıkmıyorsa önce ürün kartının şube görünürlüğüne bak.
• Rapor rakamları eksik geliyorsa üst çubuktaki aktif şubeyi kontrol et; ana ekranda birden çok şubeyi birlikte seçip toplam da alabilirsin.