E-Fatura Gönderimi

Belge Tipi Nasıl Belirlenir (e-Fatura mı, e-Arşiv mi)

Gönderim sırasında belge tipini sistem müşteriye bakarak seçer; ayrı bir "e-arşiv gönder" düğmesine basman gerekmez:

• TC Kimlik No ile kesilen faturalar her zaman e-Arşiv olarak gider.
• Vergi numaralı kurumsal müşteriler için varsayılan e-Fatura'dır.
• Bir müşterinin tipini kendin sabitlemek istersen cari kartındaki "e-Belge Tipi" alanını kullan.

Seçilen tip; gönderilen belgeye, kullanılan GİB numara serisine ve "E-Fatura" ekranındaki "Tür" kolonuna birlikte yansır.

Müşterinin e-belge tipini sabitleme

1. "Cari Hesaplar" sayfasına gir.
2. İlgili müşteriyi aç, düzenleme penceresinde "Vergi" bölümüne in.
3. "e-Belge Tipi" alanından seç:
   • "Otomatik belirle" — yukarıdaki kurallara göre karar verilir (varsayılan).
   • "e-Fatura mükellefi" — müşteriye her zaman e-Fatura kesilir.
   • "e-Arşiv (mükellef değil)" — müşteriye her zaman e-Arşiv kesilir.
4. "Kaydet"e bas.

Vergi numarası olduğu halde e-Fatura mükellefi olmayan müşterilerde bu alanı "e-Arşiv" olarak işaretle; aksi halde belge e-Fatura olarak gönderilmeye çalışılır.

Not: e-Arşiv faturaları gönderici tarafından iptal edilebilir; e-Fatura'da iptal GİB kuralı gereği alıcının reddine bağlıdır. Bu nedenle tipin doğru seçilmesi iptal hakkını da belirler.

Gönderim Durumunu Takip Etme

"Faturalar" listesindeki "E-Fatura" kolonu, faturanın gönderim durumunu ve tipini (e-Fatura / e-Arşiv) gösterir. Fatura kartını açtığında "E-Fatura" bölümünde belge numarasını ve gönderim tarihini de görürsün.

• Gönderilmiş bir faturada "E-Fatura Gönder" seçeneği çıkmaz.
• Gönderimi hata alan veya iptal edilen faturada seçenek "Tekrar Gönder" olarak görünür.
• Sağlayıcıda canlı e-belgesi olan faturada tahsilat/ödeme satırları değiştirilemez; önce belgeyi iptal etmen veya iade faturası kesmen gerekir.

Alıcının Vergi Kimlik Numarası Zorunluluğu

E-fatura veya e-arşiv gönderebilmek için faturanın kesildiği carinin kartında geçerli bir vergi kimlik numarası bulunmalıdır: şirketler için 10 haneli Vergi No (VKN), şahıslar için 11 haneli TC Kimlik No (TCKN). Numara eksik veya hatalıysa gönderim daha en başta engellenir — kontör harcanmaz ve fatura numarası tüketilmez.

Cariye vergi kimlik numarası girme

1. "Cari Hesaplar" sayfasına gir.
2. İlgili cariyi aç, düzenleme penceresinde "Vergi" bölümüne in.
3. Şirket ise "Vergi No" alanına 10 haneli numarayı, şahıs ise "TC Kimlik No" alanına 11 haneli numarayı yaz.
4. "Kaydet"e bas.

Numara alanları boş bırakılabilir — her cariye e-belge kesilmez. Ancak doluysa yalnızca rakamlardan oluşmalı ve doğru uzunlukta olmalıdır; aksi halde kayıt sırasında uyarı alırsın. Boşluk veya tire ile yazarsan sistem bunları otomatik temizler.

Tekil gönderim

1. "Faturalar" ekranında faturayı aç ve "E-Fatura Gönder"e bas.
2. Carinin numarası eksik veya hatalıysa, hangi cari olduğunu ve neyin eksik olduğunu söyleyen bir uyarı görürsün. Cari kartını düzeltip tekrar gönder.

Toplu gönderim

1. "Faturalar" ekranında faturaları seçip toplu e-fatura gönderimini başlat.
2. Numarası eksik/hatalı carilere ait faturalar gönderilmeden atlanır ve kaç faturanın hangi nedenle atlandığı ayrı bir uyarıyla gösterilir; geri kalan faturalar normal şekilde gönderilir.
3. Atlanan faturalar için cari kartlarını düzeltip gönderimi tekrarlaman yeterlidir.

Aynı davranış "E-Fatura" ekranındaki toplu yeniden gönderim için de geçerlidir.

E-Fatura Ekranındaki Sekmeler

"E-Fatura" ekranı beş sekmeden oluşur:

Sekmeler arasında ok tuşlarıyla da geçebilirsin. Seçtiğin sekme adres satırında tutulur: linki paylaşırsan ya da sayfayı yenilersen aynı sekme açılır.

Belge türünü (e-Fatura / e-Arşiv) görmek veya süzmek için tablodaki "Tür" sütununu ve "Tür" filtresini kullan — arşiv sekmeleri belge türüyle ilgili değildir.

"Taslak" Sekmesi — Gönderilmeyi Bekleyenler

Bu sekme bir gönderim kuyruğudur: kesinleşmiş, e-belge kesilebilir tipte (satış, hizmet, iade) ama henüz e-belgesi olmayan faturaları listeler. Gönderimi hata alan veya iptal edilen faturalar da buraya geri düşer; "Neden" sütunu son hatanın açıklamasını gösterir.

1. Satırın işlemler menüsünden "E-Fatura Gönder"e basarak belgeyi gönder (bu işlem için "Gönderme" yetkisi gerekir).
2. "Faturayı Aç" ile fatura kartına gidip eksik bilgiyi (örneğin alıcı VKN'si) düzeltebilirsin.

Alış ve masraf faturaları bu listede çıkmaz — bu belgeler satıcı tarafından düzenlenir.

Arşivleme

İşin bitmiş belgeleri listeden çıkarıp arşive taşıyabilirsin. Gelen ve giden tarafta mantık aynıdır.

1. Satırın işlemler menüsünden "Arşive Taşı"ya bas. Belge ilgili arşiv sekmesine geçer.
2. Geri almak için arşiv sekmesinde aynı menüden "Arşivden Çıkar"a bas.

Bilmen gerekenler:

• Arşivleme GİB'e hiçbir şey göndermez, belgeyi silmez ve durumunu değiştirmez — sadece hangi sekmede göründüğünü belirler.
• Yanıt bekleyen bir gelen faturayı arşivlerken onay istenir; arşivde de kabul/ret verebilirsin.
• Gönderimi hata alan bir faturayı arşivlesen bile fatura "Taslak" sekmesinde kalmaya devam eder — arşiv, gönderme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
• Bu işlem için "E-Fatura" modülünde "Arşivleme" yetkisi gerekir.

Gelen Faturalar

Tedarikçilerinin sana kestiği faturalar aynı ekranın "Gelen" sekmesinde toplanır. Kabul/ret kararı, 8 günlük yanıt süresi, cari eşleştirme ve gelen faturadan alış faturası üretme adımlarının tamamı ayrı sayfada anlatılır: Gelen E-Faturalar (Kabul / Ret).